Regulamin świadczenia usługi KaiLedger

1. Niniejszy regulamin („Regulamin”) określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi KaiLedger, w tym regulamin w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

2. Usługę świadczy [Operator: nazwa spółki, forma prawna, adres siedziby, NIP, REGON, numer KRS, sąd rejestrowy, kapitał zakładowy] („Operator”). Kontakt: [adres e-mail], [adres korespondencyjny].

3. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców i jest związana z prowadzoną przez nich działalnością gospodarczą (B2B). Usługa nie jest oferowana konsumentom. Przepisy o ochronie konsumentów, w tym ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, nie mają zastosowania. [Do weryfikacji: zakres stosowania art. 385⁵ Kodeksu cywilnego i art. 7aa ustawy o prawach konsumenta do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą — usługa ma dla Klienta charakter zawodowy, bo służy prowadzeniu jego lokali.]

4. Akceptując Regulamin przy zakładaniu konta, osoba działająca w imieniu Klienta oświadcza, że jest umocowana do zawarcia umowy w jego imieniu.

• Klient — przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna), który zawarł z Operatorem Umowę.
• Umowa — umowa o świadczenie Usługi zawarta na warunkach Regulaminu, Cennika i Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
• Usługa — udostępnianie aplikacji internetowej KaiLedger do analizy finansowej lokali Klienta (prognoza gotówki, rachunek wyników lokali, alerty, zestawienia dla franczyzodawcy, asystent „Zapytaj”).
• Konto — wydzielona przestrzeń w Usłudze przypisana do firmy Klienta, z danymi tylko tej firmy.
• Użytkownik — osoba fizyczna, której Klient nadał dostęp do Konta (np. właściciel, księgowa, kierownik lokalu).
• Lokal — punkt sprzedaży Klienta skonfigurowany w Koncie.
• Aktywny lokal — Lokal włączony w ustawieniach Konta w danym okresie rozliczeniowym.
• Pierwsza płatność — opłata za pierwszy miesiąc pobierana przy założeniu Konta; drugi miesiąc jest bezpłatny.
• Tryb tylko do odczytu — stan Konta, w którym można przeglądać i eksportować dane, ale nie można dodawać nowych danych ani uruchamiać pobierania z integracji.
• Dane Klienta — dane wprowadzone do Usługi przez Klienta lub pobrane na jego polecenie (wyciągi bankowe, faktury z KSeF, sprzedaż, dane pracowników i godziny pracy).

1. W ramach Usługi Operator udostępnia Klientowi funkcje opisane na stronie www Usługi, w szczególności: import wyciągów bankowych (MT940), pobieranie faktur zakupowych z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w trybie tylko do odczytu, import sprzedaży (Loyverse lub plik CSV), ewidencję godzin i kosztów pracy, prognozę gotówki, rachunek wyników lokali netto bez VAT, alerty, zestawienia dla franczyzodawcy oraz opcjonalnego asystenta AI „Zapytaj”.

2. Usługa nie wystawia faktur, nie wysyła dokumentów do KSeF, nie zleca płatności i nie wykonuje żadnych operacji na rachunku bankowym Klienta.

3. Usługa jest narzędziem zarządczym. Nie stanowi prowadzenia ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, doradztwa podatkowego, prawnego ani inwestycyjnego i nie zastępuje biura rachunkowego. Wyniki zależą od kompletności i poprawności danych źródłowych dostarczonych przez Klienta lub systemy zewnętrzne.

4. Odpowiedzi asystenta „Zapytaj” są generowane automatycznie przez model językowy i mogą zawierać błędy. Klient powinien je weryfikować przed podjęciem decyzji. Klient może wyłączyć asystenta w ustawieniach Konta.

5. Operator może rozwijać i zmieniać funkcje Usługi, o ile nie pogarsza to w istotny sposób jej podstawowej funkcjonalności opisanej w ust. 1.

1. Do korzystania z Usługi potrzebne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka (Chrome, Edge, Firefox lub Safari w wersji wspieranej przez producenta) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie niezbędnych do działania Usługi oraz aktywny adres e-mail.

2. Do pobierania faktur z KSeF potrzebny jest token lub inne poświadczenie KSeF z uprawnieniem do odczytu faktur, wygenerowane przez Klienta.

3. Szczególne zagrożenia związane z korzystaniem z usług drogą elektroniczną obejmują m.in. phishing, złośliwe oprogramowanie i przejęcie skrzynki e-mail. Klient powinien chronić dostęp do skrzynek e-mail Użytkowników, ponieważ logowanie odbywa się linkiem wysyłanym e-mailem.

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia Konta i akceptacji Regulaminu oraz Umowy powierzenia. Umowa zawierana jest na czas nieoznaczony.

2. Klient podaje prawdziwe dane firmy (nazwa, NIP, adres) i aktualizuje je w razie zmiany.

3. Klient zarządza Użytkownikami i ich uprawnieniami. Klient odpowiada za działania Użytkowników jak za własne i niezwłocznie odbiera dostęp osobom, które nie powinny go mieć.

4. Zabronione jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym, próby obejścia zabezpieczeń, dostępu do danych innych klientów, obciążania Usługi w sposób zakłócający jej działanie oraz odsprzedaży Usługi bez zgody Operatora.

1. Przy założeniu Konta Klient podaje kartę płatniczą, a Stripe pobiera Pierwszą płatność za liczbę Lokali wskazaną przez Klienta. Następna płatność jest pobierana 60 dni później (drugi miesiąc jest bezpłatny), a kolejne co 30 dni.

2. Drugi bezpłatny miesiąc przysługuje jednokrotnie dla danego Klienta (NIP).

3. Gwarancja zwrotu pieniędzy: w ciągu 30 dni od Pierwszej płatności Klient może poprosić o jej zwrot w całości, bez podania przyczyny. Po zwrocie Konto przechodzi w Tryb tylko do odczytu, a Dane Klienta są przechowywane jeszcze przez 30 dni (do eksportu), po czym są usuwane.

4. Do czasu Pierwszej płatności Konto działa w Trybie tylko do odczytu.

1. Opłata wynosi 200 zł brutto za każdy Aktywny lokal za okres rozliczeniowy (30 dni). Jeżeli Usługę sprzedaje podmiot z siedzibą poza Polską, do opłaty nie dolicza się VAT, a podatek rozlicza Klient (odwrotne obciążenie, art. 28b ustawy o VAT); jeżeli sprzedaje ją podmiot polski, opłata zawiera 23% VAT (162,60 zł netto + 37,40 zł VAT). Kto jest sprzedawcą, wskazuje strona /pricing („Cennik”) i każde potwierdzenie płatności. Asystent „Zapytaj” obejmuje miesięczny limit o wartości 50 zł; dodatkowe pakiety (50 zł brutto) Klient może dokupić.

2. Opłata jest pobierana z góry za okres rozliczeniowy, za liczbę Aktywnych lokali przed jego rozpoczęciem. Zmiana liczby Lokali jest uwzględniana od następnej płatności, bez rozliczania proporcjonalnego.

3. Płatności są obsługiwane wyłącznie przez Stripe: kartą płatniczą (Visa, Mastercard, także Apple Pay i Google Pay) — zapisaną do płatności cyklicznych — oraz BLIK dla płatności jednorazowych (pakiety asystenta, zaległa płatność). Dane karty są przetwarzane przez Stripe i nie trafiają do Operatora. Klient może zmienić kartę, pobrać potwierdzenia płatności i zrezygnować w panelu Stripe dostępnym w Ustawieniach → Płatności.

4. Fakturę za każdą płatność wystawia sprzedawca: przy sprzedaży przez podmiot zagraniczny — fakturę z adnotacją „odwrotne obciążenie” przesyłaną przez Stripe; przy sprzedaży przez podmiot polski — fakturę VAT wystawianą poza aplikacją KaiLedger zgodnie z obowiązującymi przepisami (w tym z wykorzystaniem KSeF, jeśli dotyczy). Klient akceptuje otrzymywanie faktur w formie elektronicznej i podaje przy rejestracji NIP swojej firmy.

5. W razie braku płatności w terminie Operator wyświetla w Koncie przypomnienie przez 7 dni. Po tym czasie Konto przechodzi w Tryb tylko do odczytu do dnia zaksięgowania zaległej płatności. Operator nie usuwa Danych Klienta z powodu braku płatności, a eksport danych pozostaje dostępny.

6. Operator może zmienić Cennik, informując Klienta e-mailem co najmniej 30 dni przed zmianą. Klient, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć Umowę przed dniem jej wejścia w życie.

7. Rezygnacja działa z końcem opłaconego okresu; do tego dnia Konto działa normalnie, potem przechodzi w Tryb tylko do odczytu. Poza gwarancją z §6 ust. 3 opłaty za rozpoczęty okres rozliczeniowy nie podlegają zwrotowi, chyba że Usługa nie była dostępna z przyczyn leżących po stronie Operatora przez istotną część tego okresu.

1. Operator dokłada starań, aby Usługa była dostępna całą dobę, z wyjątkiem prac serwisowych, o których w miarę możliwości uprzedza w Usłudze lub e-mailem. Operator nie gwarantuje określonego poziomu dostępności (SLA), chyba że strony uzgodnią to odrębnie.

2. Dostępność integracji (bank, KSeF, Loyverse, systemy ewidencji czasu pracy) zależy od dostawców tych systemów, za których Operator nie odpowiada.

3. Wsparcie jest udzielane e-mailem pod adresem [adres e-mail wsparcia] w dni robocze.

1. Dane Klienta należą do Klienta. Operator wykorzystuje je wyłącznie w celu świadczenia Usługi.

2. W zakresie danych osobowych zawartych w Danych Klienta (np. dane pracowników, kontrahentów) Klient jest administratorem, a Operator podmiotem przetwarzającym. Zasady przetwarzania określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych dostępna pod adresem /legal/dpa, stanowiąca część Umowy.

3. Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników przez Operatora jako administratora (konto, logowanie, rozliczenia) opisuje Polityka prywatności (/legal/privacy).

4. Dane każdego Klienta są odizolowane od danych innych klientów. Operator stosuje środki bezpieczeństwa opisane w Umowie powierzenia.

5. Klient może w każdej chwili wyeksportować swoje dane, także w Trybie tylko do odczytu.

6. Operator może tworzyć zanonimizowane, zagregowane statystyki korzystania z Usługi, które nie pozwalają zidentyfikować Klienta ani żadnej osoby, w celu jej utrzymania i rozwoju.

1. Operator odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach ogólnych, z ograniczeniami wynikającymi z niniejszego paragrafu.

2. Operator nie odpowiada za: (a) decyzje biznesowe, podatkowe i finansowe podjęte przez Klienta na podstawie danych z Usługi; (b) błędy lub braki w danych źródłowych (wyciągi, faktury, sprzedaż, godziny pracy); (c) przerwy w działaniu systemów zewnętrznych, w tym KSeF, banków i systemów kasowych; (d) skutki udostępnienia dostępu do Konta osobom nieuprawnionym przez Klienta lub Użytkowników.

3. Odpowiedzialność Operatora ograniczona jest do szkody rzeczywistej (z wyłączeniem utraconych korzyści), a jej łączna wysokość z wszystkich tytułów nie przekracza sumy opłat zapłaconych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę.

4. Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie (art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego) oraz odpowiedzialności, której nie można wyłączyć ani ograniczyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów, w tym art. 82 RODO w zakresie, w jakim przepis ten ma zastosowanie.

1. Reklamacje dotyczące Usługi można składać e-mailem na adres [adres e-mail reklamacji] lub pisemnie na adres Operatora.

2. Reklamacja powinna zawierać nazwę Klienta, adres e-mail Użytkownika i opis problemu.

3. Operator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i odpowiada e-mailem.

1. Klient może wypowiedzieć Umowę w każdej chwili w ustawieniach Konta lub e-mailem, bez okresu wypowiedzenia. Umowa wygasa z końcem opłaconego okresu rozliczeniowego.

2. Operator może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia lub bez wypowiedzenia w razie rażącego naruszenia Regulaminu przez Klienta (np. próby uzyskania dostępu do danych innych klientów).

3. Na żądanie Klienta Operator usuwa Konto i Dane Klienta po upływie 30 dni karencji od złożenia żądania. W okresie karencji Klient może cofnąć żądanie. Kopie zapasowe są nadpisywane w ciągu kolejnych [30] dni.

4. Po wygaśnięciu Umowy bez żądania usunięcia Konto pozostaje w Trybie tylko do odczytu i dane mogą zostać wyeksportowane. Operator usuwa dane nie wcześniej niż po [12 miesiącach] od wygaśnięcia Umowy, po uprzednim zawiadomieniu Klienta e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej. [Do decyzji Operatora i prawnika.]

5. Operator przechowuje dane rozliczeniowe Klienta (faktury, płatności) przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

1. Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zmiana zakresu Usługi, względy bezpieczeństwa), informując Klienta e-mailem i w Usłudze co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie.

2. Klient, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę przed dniem ich wejścia w życie.

3. Każda wersja Regulaminu ma oznaczenie wersji i datę. Usługa zapisuje, którą wersję zaakceptował Klient.

1. Umowa podlega prawu polskiemu.

2. Spory wynikające z Umowy rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby Operatora.

3. W razie rozbieżności między wersją polską a angielską Regulaminu rozstrzyga wersja polska.

4. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.